Trong công việc hàng ngày, chắc hẳn bạn cũng ít nhiều phải xếp loại hay tính điểm trung bình khi còn là sinh viên hay làm công việc nhân sự. Có rất nhiều người không rõ cách để tính toán những vấn đề này trong Excel. Vậy, cùng theo dõi cách tính điểm trung bình và sử dụng hàm xếp loại học lực trong Excel tại bài viết dưới đây nhé.
1. Ví dụ minh họa cách tính điểm trung bình trong Excel
Yêu cầu: Hãy xếp loại học sinh theo yêu cầu sau:
- Nếu điểm trung bình trên 8 thì xếp loại Giỏi
- Nếu điểm trung bình từ 6,5 đến 8 thì xếp loại Khá
- Nếu điểm trung bình từ 5 đến dưới 6,5 thì xếp loại Trung bình
- Còn lại là Yếu
Mẹo nhỏ (Tips): Nếu đề bài là “Nếu-thì” hãy chọn sử dụng hàm IF và nếu đề bài chứa “và” thì bạn cần chọn dùng hàm AND.
2. 2 cách tính điểm trung bình và xếp loại trong Excel
2.1. Cách dùng kết hợp hàm IF và AND – hàm xếp loại học lực trong Excel
Công thức hàm xếp loại học lực trong Excel cần sử dụng trong ví dụ trên:
=IF(I3>8,”Giỏi”,IF(AND(I3>=6.5,I3<=8),”Khá”,IF(AND(I3>=5,I3<6.5),”Trung bình”,”Yếu”)))
Trong đó,
- IF(I3>8;”Giỏi” : phần công thức biểu thị nếu điểm trung bình tại ô I3 lớn hơn 8 thì ô Xếp loại sẽ hiện kết quả là Giỏi, còn nếu nhỏ hơn 8 thì xét đến các điều kiện tiếp theo.
- IF(AND(I3>=6.5,I3<=8),”Khá” : phần công thức biểu thị nếu điểm trung bình tại ô I3 nhỏ hơn hoặc bằng 8 (<=8)và lớn hơn hoặc bằng 6.5 (>=6.5) thì ô Xếp loại sẽ hiện kết quả là Khá, còn nếu nhỏ hơn 6.5 thì xét đến các điều kiện tiếp theo.
- IF(AND(I3>=5,I3<6.5),”Trung bình”,”Yếu”))): phần công thức biểu thị nếu sinh viên có điểm trung bình (ô I3) lớn hơn hoặc bằng 5 (>=5) và nhỏ hơn 6.5 (<6.5) thì xếp loại Trung bình, còn lại dưới 5 sẽ là loại Yếu.
Hoặc áp dụng công thức xếp loại điểm trung bình ngắn gọn sau:
=IF(I3>8,”Giỏi”,IF(I3>=6.5,”Khá”,IF(I3>=5,”Trung bình”,”Yếu”)))
Trong đó, các yếu tố được giản lược bớt do điểm trung bình được xét thuần túy theo thứ tự giảm dần, nên chúng ta có thể hiểu đơn giản như sau:
- IF(I3>8;”Giỏi” : Nếu I3 là số lớn hơn 8 thì trả kết quả J3 là Giỏi, không thì xét các điều kiện tiếp.
- IF(I3>=6.5,”Khá” : Nếu I3 là số lớn hơn hoặc bằng 6.5 thì trả kết quả J3 là Khá, đồng nghĩa với I3<=8 vì các trường hợp >8 đã được xét trước đó.
- IF(I3>=5,”Trung bình”,”Yếu”))) : tương tự như trên, hàm IF này xét các số điểm lớn hơn hoặc bằng 5, đồng nghĩa với I3<6.5 do các trường hợp >=6.5 đã xét trước.
3. Cách dùng hàm AND, OR trong hàm IF như hàm xếp loại học lực trong Excel
Mở rộng thêm ví dụ vừa rồi với các yêu cầu sau:
- Sinh viên xếp loại Giỏi và điểm các môn không có môn nào dưới 7 thì được học bổng: 240000.
- Sinh viên xếp loại Giỏi hoặc Khá và nhưng có môn điểm dưới 7 thì được học bổng: 180000.
- Sinh viên xếp loại Trung bình không được học bổng.
- Sinh viên xếp loại Yếu phải nộp thêm 180000 tiền học lại.
Để ý các dấu hiệu của đề bài, ta sẽ sử dụng hàm IF với các hàm MIN, AND, OR để giải quyết bài toán này.
Công thức cần điền vào ô K3 là:
=IF(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)>=7),240000,IF(OR(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)<7),J3=”Khá”),180000,IF(J3=”Trung bình”,0,-180000)))
Trong đó,
- IF(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)>=7),240000 : Nghĩa là nếu sinh viên được xếp loại Giỏi (J3=”Giỏi”) đồng thời giá trị nhỏ nhất (MIN) của các ô từ D3 đến G3 lớn hơn hoặc bằng 7, thì kết quả sẽ hiển thị học bổng 240000, không thì xét tiếp các điều kiện sau đó.
- IF(OR(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)<7),J3=”Khá”),180000 : Hàm này xét 2 trường hợp xảy ra
- J3 = “Giỏi” nhưng MIN(D3:G3)<7 thì sinh viên chỉ được học bổng loại Khá 180000
- J3 = “Khá” thì sinh viên chỉ được học bổng loại Khá 180000
=> Phải đặt cả 2 trường hợp này trong hàm OR với điều kiện (1) Loại giỏi và có điểm nhỏ hơn 7 sẽ đặt trong hàm AND
- IF(J3=”Trung bình”,0,-180000) : Nghĩa là sinh viên xếp loại Trung bình thì không được học bổng, Yếu phải nộp 180000
Kết quả thu được như hình dưới đây:
Các kiến thức trên đều là kiến thức cơ bản trong Excel tuy nhiên nếu người dùng chưa rõ cách kết hợp các hàm cơ bản thì sẽ mất rất nhiều thời gian trong quá trình tính toán cũng như xử lý công việc.
