Word và Excel là hai phần mềm quen thuộc với dân văn phòng. Có thể trong quá trình làm việc bạn sẽ muốn tìm cách chuyển file Word sang Excel để thực hiện tính toán dễ dàng hơn. Để có thể giữ nguyên định dạng sau khi chuyển đổi thì các bạn hãy sử dụng 3 cách được hướng dẫn trong bài viết dưới đây.
1. Cách chuyển file Word sang Excel bằng Plain Text và Import
Bước 1: Mở file Word mà bạn muốn chuyển sang file Excel lên. Sau đó các bạn vào thẻ File => chọn mục Save As. Thao tác này có thể được thực hiện nhanh hơn bằng cách bấm phím F12 các bạn nhé.
Bước 2: Sau đó các bạn bấm vào mục Browse để chọn vị trí lưu cho file.
Bước 3: Trong cửa sổ Save As, sau khi chọn vị trí lưu file thì các bạn chỉnh định dạng lưu ở mục Save as type thành Plain Text.
Bước 4: Lúc này các bạn sẽ thầy hộp thoại File Conversion hiện lên trên giao diện Word. Các bạn bấm vào tùy chọn Other encoding và chọn mục Unicode(UTF-8). Sau đó bấm vào OK để lưu file dưới dạng Plain Text.
Bước 5: Mở một file Excel mới lên. Sau đó các bạn vào thẻ Data rồi chọn From Text/CSV.
Bước 6: Khi thấy cửa sổ Import Text File thì các bạn tìm đến vị trí đã lưu file Word dưới dạng Plain Text ở bước 4. Sau đó các bạn chọn vào file rồi bấm vào Import.
Bước 7: Trong hộp thoại hiện lên sau đó, các bạn kích chọn vào Delimited rồi bấm Next.
Ở trang tiếp theo của hộp thoại này các bạn chọn Tab rồi bấm Next:
Ở trang tiếp theo nữa thì các bạn chọn vào General. Cuối cùng bấm vào Finish là được:
Chú ý: Nếu dữ liệu trong file Word của bạn là bảng tính thì các bạn đánh dấu tích vào mục My data has headers.
Bước 8: Sau đó các bạn sẽ thấy bảng chọn Import Data hiện lên, các bạn chọn vào mục Existing worksheet để đưa dữ liệu vào trang tính hiện tại hoặc New worksheet để đưa dữ liệu vào trang tính mới.
Sau đó các bạn bấm OK là dữ liệu trong file Word đã được đưa vào file Excel thành công.
2. Cách chuyển file Word sang Excel bằng Paste Special
Bước 1: Mở file Word mà các bạn muốn chuyển sang file Excel lên rồi bôi đen vùng nội dung cần chuyển.
Bước 2: Các bạn nhấp chuột phải rồi chọn Copy hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + C để sao chép nội dung.
Bước 3: Mở một file Excel trống lên rồi bấm chuột phải chọn Paste Special…
Bước 4: Khi thấy hộp thoại Paste Special hiện lên thì các bạn chọn vào HTML rồi bấm OK.
Sau đó bạn có thể thấy dữ liệu từ Word đã được đưa vào Excle mà không thay đổi định dạng.
3. Cách chuyển file Word sang Excel bằng công cụ khác
Hiện nay có rất nhiều công cụ chuyển đổi định dạng file trực tuyến có thể giúp bạn chuyển file Word sang Excle cực nhanh và miễn phí. Ở đây chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển đổi bằng website Small PDF – công cụ chuyển đổi định dạng từ PDF sang các định dạng khác khá nổi tiếng. Hiện website đã cho phép chuyển đổi cả Word sang Excel.
Trước hết các bạn truy cập website này tại địa chỉ sau: Smallpdf.com.
Tiếp theo các bạn bấm vào nút “Chọn các tệp” rồi tìm đến vị trí lưu file Word đang cần chuyển đổi trong máy tính của mình.
Các bạn chờ một lát để file được tải lên và website sẽ tự động chuyển đổi định dạng file. Tài liệu Word của bạn đang được chuyển từ Word sang dạng PDF trước. Bước này sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu bạn chuyển đổi một file có dung lượng nặng.
Sau khi website chuyển đổi xong thì các bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục “Xuất dưới dạng” rồi chọn định dạng là Excel (.xlsx).
Tiếp theo, website sẽ chuyển đến giao diện như trong hình ảnh dưới đây:
Tại đây các bạn chọn vào “Chuyển sang Excel” rồi bấm nút “Chọn tùy chọn”. Sau đó website sẽ tự chuyển đổi tiếp một lần nữa từ file PDF sang Excel.
Các bạn đợi một lát rồi tải file Excel đã chuyển đổi xong về để sử dụng nhé;
Hy vọng với 3 cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng mà chúng mình hướng dẫn thì các bạn có thể xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Để học thêm các thủ thuật Excel mới hàng tuần, các bạn hãy thường xuyên theo dõi những bài viết mới của Admin Edu nhé.
