Trong quá trình sử dụng Excel, đôi khi bạn cần phải xuống dòng để căn chỉnh nội dung cho trang tính của mình theo bố cục rõ ràng hơn. Vậy để hiểu rõ hơn về những cách xuống dòng, hãy cùng Office Whyvn tìm hiểu 4 cách xuống dòng nhanh chóng trong Excel lẫn Google Spreadsheets bạn nhé.
1. Cách xuống dòng bằng phím tắt Alt + Enter
Trong Excel, việc chỉ nhấn Enter sẽ khiến trỏ chuột nhảy xuống ô bên dưới, không thể xuống dòng trong ô như Word. Khi nhập nội dung dài sẽ gặp trường hợp nội dung bị tràn sang các ô bên cạnh. Để căn chỉnh cho nội dung hiển thị đầy đủ trong 1 ô tính bạn sẽ cần đến tính năng ngắt dòng của Excel.
Để xuống dòng trên nền tảng Windows ta sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.
Đối với macOS, bạn có thể dùng tổ hợp phím Command + Enter.
Trên Google Spreadsheets, bạn có thể sử dụng tổ hợp Ctrl + Enter hoặc Alt + Enter để ngắt dòng.
Hướng dẫn nhanh
Nhập nội dung vào ô tính > Đặt dấu nháy tại nơi cần xuống dòng > Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.
Hướng dẫn chi tiết
Chỉ cần đặt dấu nháy chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng và nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.
Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter
Sau khi sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng. Sau đó chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại nội dung sao cho phù hợp.
Kết quả sau khi Alt + Enter
Ngoài tổ hợp Alt + Enter, bạn có thể sử dụng Wrap Text sẽ được hướng dẫn tiếp theo trong phần kế tiếp.
2. Cách ngắt dòng văn bản trong Excel bằng Wrap Text
Tính năng này sẽ giúp nội dung trong ô của bạn tự động ngắt dòng để hiện thị nội dung vừa đủ với độ rộng của ô, bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô để nội dung hiển thị theo bố cục bạn muốn.
2.1. Thực hiện theo phương pháp đơn giản
Cách này có thể thực hiện trên các phiên bản khác của Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.
Bạn cũng có thể thực hiện Wrap Text trên Google Spreadsheets.
Hướng dẫn nhanh
Chọn ô chứa nội dung cần ngắt dòng > Chọn Wrap Text trên thanh công cụ.
Hướng dẫn chi tiết
Để sử dụng Wrap Text, đầu tiên ta nhập dữ liệu vào ô tính, tiếp theo chọn ô bạn muốn ngắt dòng và nhấn Wrap Text trong mục Alignment trên thanh Home, dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng khớp với độ rộng của ô.
Sử dụng Wrap Text
Chỉ việc điều chỉnh độ rộng ô, nội dung của bạn sẽ được hiển thị theo bố cục đẹp mắt hơn.
Kết quả sau khi Wrap Text
Bạn cũng có thể định dạng Wrap Text cho ô tính trước khi nhập văn bản bằng cách chọn ô tính sau đó nhấn Wrap Text.
Định dạng Wrap Text cho ô tính
2.2. Thực hiện theo phương pháp nâng cao
Hướng dẫn nhanh
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format trên thanh công cụ > Format Cells > Chọn Alignment trong bảng Format Cells > Chọn Wrap Text > Nhấn OK
Hướng dẫn chi tiết
Để mở bảng Format Cells ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format chọn Format Cells.
Cách mở bảng Format Cells
Tiếp tục chọn mục Alignment trên bảng Format Cells và tích vào ô Wrap Text, cuối cùng là nhấn OK.
Chọn Wrap Text trên bảng Format Cells
Sau khi hoàn tất, nội dung văn bản sẽ tự động xuống dòng, đồng thời độ rộng ô và độ cao hàng cũng sẽ tự động căn chỉnh mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.
Căn chỉnh độ rộng cột theo ý bạn
Để tùy chỉnh sẵn Wrap Text cho toàn trang tính bạn nhấn vào biểu tượng tam giác như hình dưới và chọn Wrap Text, hệ thống sẽ thực hiện Wrap Text cho toàn trang tính, giúp bạn tiết kiệm thời gian tuỳ chỉnh Wrap Text thủ công.
Chọn biểu tượng tam giác và nhấn Wrap Text
Lưu ý: Dù bạn sử dụng cách nào, dữ liệu trong các ô được chọn đều có liên kết với chiều rộng cột. Nếu bạn thay đổi chiều rộng cột việc tự động ngắt dòng cũng sẽ thay đổi theo.
Những vấn đề thường gặp
Lỗi không tách được các thành phần trong văn bản như tổ hợp Alt + Enter
Tổ hợp Alt + Enter có thể ngắt dòng các nội dung trong văn bản bằng cách đặt dấu nháy tại vị trí bạn muốn ngắt dòng nhưng Wrap Text lại không thể thực hiện chức năng này.
Không ngắt dòng thành phần trong văn bản
Lỗi không tự điều chỉnh chiều cao hàng
Khi chọn Wrap Text để xuống dòng mà ô tính không hiển thị hết nội dung thì có thể bạn chưa cài đặt tự điều chỉnh độ cao hàng (AutoFit Row Height).
Cách khắc phục
Chỉ cần chọn mục Format trên thanh công cụ, chọn AutoFit Row Height, hệ thống sẽ tự động căn chỉnh độ cao hàng mà bạn không cần phải thao tác thủ công, giúp cho việc xuống dòng bằng Wrap Text diễn ra suôn sẻ hơn.
Vào Format > AutoFit Row Heigh
Kết quả sau khi chọn AutoFit Row Heigh
3. Cách xuống dòng bằng Wrap Text trên Google Spreadsheets
Hướng dẫn nhanh
Nhập nội dung vào ô tính > Trên thanh công cụ chọn Wrap Text.
Hướng dẫn chi tiết
Tương tự như trên Excel, Google Spreadsheets tích hợp tính năng Wrap Text giúp bạn dễ dàng xuống dòng trong một ô một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản.
Bước 1: Gõ nội dung vào ô trên bảng tính.
Hướng dẫn Wrap Text trong Google Sheets
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Định dạng (1), tiếp theo chọn Xuống dòng tự động (2), sau đó nhấn mục Xuống dòng (3), sau khi chọn Xuống dòng nội dung trong ô sẽ tự động ngắt dòng theo độ rộng ô như hình dưới. Sau đó bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô cho bố cục đẹp mắt hơn.
Định dạng > Xuống dòng tự động > Xuống dòng
Để thao tác nhanh hơn, bạn có thể chọn biểu tượng Xuống dòng tự động (1) trên thanh công cụ thứ 2, chọn Xuống dòng (2) để ngắt dòng nội dung trong ô một cách nhanh chóng.
Cách 2
Ngoài ra còn có chế độ Tràn sẽ khiến nội dung trong ô của bạn hiển thị tràn sang các ô khác để bạn có thể nhìn thấy toàn bộ văn bản trong ô của mình rõ hơn.
Ngược lại chế độ Cắt sẽ chỉ hiển thị vừa đủ nội dung khớp với độ rộng ô, nếu văn bản quá dài thì các nội dung sau sẽ bị ẩn đi.
Chế độ Cắt
4. Cách Xuống dòng bằng Find & Replace
Cách này có thể thực hiện trên các phiên bản khác của Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.
Tương tự như trên Google Spreadsheets, bạn cũng có thể làm các bước giống như trên Excel.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép người dùng thực hiện hàng loạt các thủ tục xuống dòng một các tự động và nhanh chóng.
Nhược điểm: Phải thiết lập công thức tìm kiếm và thay thế phức tạp, giới hạn việc xuống dòng bởi công thức đã cài đặt trước đó.
Hướng dẫn nhanh
Chọn vào ô chứa nội dung cần thực hiện > Nhập biểu tượng Find & Select trên thanh công cụ > Chọn Replace > Trong bảng Find and Replace, gõ điều kiện xuống dòng vào Find what và tổ hợp Ctrl + J vào Replace with > Nhấn Replace All
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Nhập nội dung vào ô tính.
Viết nội dung vào ô tính
Bước 2: Vào Find & Select trên thanh công cụ và chọn Replace…
Vào Find & Select chọn mục Replace
Bước 3: Gõ điều kiện thay thế bạn muốn để hệ thống thực hiện việc xuống dòng. Ví dụ thay thế toàn bộ khoảng cách bằng việc xuống dòng, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J (ấn đồng thời 2 phím Ctrl và J tại mục Replace with) và gõ dấu cách vào mục Find what, sau đó nhấn Replace All.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + J và nhấn Replace All
Bước 4: Sau khi thực hiện thủ tục thay thế ta sẽ có kết quả như hình dưới.
Kết quả Find & Replace
Bài viết đã phần nào giúp bạn hiểu các bước thực hiện thao tác xuống dòng trong Excel và Google Spreadsheets một cách nhanh chóng và đơn giản. Mong rằng những thông tin này đã giúp ích cho bạn trong việc hiểu và thực hiện thao tác xuống dòng trong Excel cũng như trong Google Spreadsheetscho công việc của mình.
