Cách học Excel cơ bản hiệu quả cho người mới bắt đầu. Nếu bạn bắt đầu từ con số 0 muốn tự học excel từ cơ bản đến nâng cao hiệu quả thì cần có sự kết hợp giữa việc học lý thuyết và thực hành nhiều qua các bài tập.

1. Làm quen giao diện Microsoft Excel 2013 (tương tự 2010, 2016)

• Home: Chứa các lệnh liên quan chỉnh sửa sao chép, cắt, dán dữ liệu và định dạng đoạn văn bản, ô tính, tìm kiếm thay thế.
• Insert: Chứa các lệnh chèn một số đối tượng vào văn bản như bảng biểu, hình ảnh, đồ họa, chữ nghệ thuật, tiêu đề đầu và cuối văn bản
• Page Layout: Chứa các lệnh định dạng trang văn bản và hình ảnh.
• Formula: Chứa các lệnh làm việc với hàm.
• Data: Chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).
• Review: Chứa một số công cụ xư lý văn bản như kiểm tra chính tả, track change, bảo mật.
• View: Chứa các lệnh phục vụ việc tùy biến màn hình giao diện của microsoft Excel.
• Nút Biểu tượng Excel: Chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, save, Print, Close
• Thanh công thức (Formulas Bar): Dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.
• Các thanh công cụ (tools): Chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là Standard và formatting.
• Thanh cuộn ngang và dọc cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.
• Thanh bảng tính: Dùng để chuyển đổi, thực hiện lệnh với bảng tính.

2. Tổng hợp các phím tắt trong excel

3. Một số lỗi khi sử dụng Excel

Khi tự học excel cơ bản đôi khi các bạn sẽ gặp phải một số ký tự lạ trong ô tính và không biết mình gặp phải lỗi gì. Ví dụ như:

4. Lý thuyết các hàm cơ bản trong Excel

4.1. Sử dụng hàm trong Excel

Công thức:

• Bắt đầu bằng dấu “=”
• Sau dấu bằng là các hằng số, địa chỉ ô, tên hàm được nối với nhau bởi các phép toán.
• Các phép toán số học: + (Cộng), – (Trừ), * (Nhân), / (Chia), ^ (Lũy thừa)

Excel tích hợp hơn 300 hàm để tính toán, xử lý và lọc tìm giữ liệu trên các bảng tính

Sử dụng

• Dạng thức: =<Tên hàm>(Danh sách các đối số)
• Các hàm có thể lồng vào nhau để thực hiện các điều kiện

4.2. Các hàm số học và đếm

• Hàm ABS(N ): Cho giá trị tuyệt đối của N
• Hàm SQRT(N): Cho giá trị căn bậc 2 của N (N>0)
• Hàm INT(N ): Cho giá trị phần nguyên của N
• PI(): Cho giá trị của số Pi (~3.1415926536)

4.3. Các hàm số học và đếm

• Hàm MOD(N,M ): cho phần dư của phép chia nguyên N cho M (M ≠ 0)
• Hàm AVERAGE(đối 1, đối 2, …, đối n) : Tính giá trị trung bình cộng của các đối
• Hàm ROUND(biểu_thức_số, n ): Làm tròn giá trị của biểu_thức_số đến n số lẻ
  • Nếu n > 0 : Làm tròn phần lẻ
  • Nếu n = 0 : Lấy số nguyên gần nhất
  • Nếu n < 0 : Làm tròn phần nguyên

4.4. Các hàm số học và đếm

• Hàm SUM(đối 1, …,đối n ): tính tổng của các đối
• Hàm SUMIF(miền_đk, đk, miền_tổng): Tính tổng có điều kiện
• Hàm MAX(đối 1, …, đối n): Cho giá trị lớn nhất trong danh sách các đối
• Hàm Min(đối 1, …, đối n): Cho giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối
• Hàm COUNT(đối 1, …, đối n): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong danh sách các đối số o Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô hoặc địa chỉ miền
• Hàm COUNTA(đối 1, …, đối n): đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu (khác rỗng)
• Hàm COUNTIF(miền_đếm, điều kiện): Đếm số lượng các ô trong miền_đếm thỏa mãn điều_kiện
• Hàm RANK(gtri_xếp, danh_sách_gtri, tiêu_chuẩn): Cho biết thứ hạng của gtri_xếp trong danh_sách_gtri theo tiêu_chuẩn sắp xếp
  • Nếu tiêu_chuẩn = 0: xếp theo thứ tự giảm dần
  • Nếu tiêu_chuẩn = 1: xếp theo thứ tự tăng dần

4.5. Các hàm ngày tháng trong Excel

• Hàm NOW():Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại
• Hàm TODAY(): Cho ngày hiện tại
• Hàm DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày VD: =DAY(“11/25/99”) ⇒ 25
• MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng VD: =DAY(“11/25/99”) ⇒ 11
• YEARYEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm VD: =YEAR( “11/25/99”) ⇒ 1999

4.6. Các hàm Logic trong Excel

• Hàm IF(bt_logic, gtrị_đúng, gtri_sai):
  • Trả về gtri_đúng nếu bt_logic có giá trị TRUE và ngược lại
  • Hàm IF có thể viết lồng nhau
• Hàm AND(đối 1, …, đối n): Hàm logic AND cho kết quả TRUE nếu tất các các đối có giá trị đúng, FALSE nếu ngược lại
  • Các đối có thể là các hằng, biểu thức logic
  • Thường dùng kết hợp trong các hàm điều kiện
• Hàm OR(đối 1, …, đối n): hàm Logic OR cho kết quả FALSE nếu tất cả các đối số có giá trị sai, TRUE trong trường hợp ngược lại
• Hàm NOT(bt_logic): Trả về TRUE nếu bt_logic có giá trị FALSE và ngược lại

4.7. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu trong Excel

• Hàm LOOKUP(gtri_tra_cuu, cot_tra_cuu, cot_lay_du_lieu)
• Hàm VLOOKUP(gtri_tra_cuu, bang_tra_cuu, cot_lay_du_lieu, [True/False]

Tham số thứ 4:

• • True/1: các giá trị trong cột đầu tiên của bảng phải sắp xếp tăng dần
  • False/0: Tìm kiếm chính xác
• Hàm HLOOKUP(gtri_tra_cuu, bang_tra_cuu, dong_lay_du_lieu, [True/False]

Để học excel cơ bản hiệu quả thì ngoài nắm được các kiến thức lý thuyết, bắt buộc bạn phải thực hành thao tác nhiều với bảng tính excel, làm các bài tập sử dụng các hàm trong excel.

Bạn có thể tự học Excel bằng cách tải về các tài liệu học excel từ cơ bản đến nâng cao, tham khảo các bài viết chia sẻ cách sử dụng các hàm, tìm các bài tập excel để tự thực hành… Tuy nhiên, vì không có người hướng dẫn nên quá trình tới thành thạo mất khá nhiều thời gian.

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng excel cơ bản cho người mới bắt đầu, hi vọng có thể giúp ích được cho công việc của bạn. Chúc bạn thành công!